Электронная подпись у нотариуса

• Какой подписью нужно подписывать документы
• Квалифицированная электронная подпись нотариуса
• Когда требуется электронная цифровая подпись нотариуса
  • Направление обращений в госорганы
  • Обязательное нотариальное удостоверение
  • Доверенность с электронной подписью нотариуса
  • Перевод бумажного документа в цифровой вид

Переход многих организаций на электронный документооборот в отношениях с клиентами существенно упростил подачу различных заявлений, справок в государственные органы, ускорил получение необходимых услуг. Однако при подаче юридически значимых документов, как правило, требуется их подписание квалифицированной (усиленной) подписью (КЭП). Если у заявителя ее нет, поможет заверение электронной подписью нотариуса — по закону он вправе свидетельствовать тождество бумажного и цифрового документа, подписывать файлы своей ЭЦП и направлять их по указанному адресу.

Российским законодательством предусмотрено использование нескольких видов электронной подписи: простая (ПЭП), неквалифицированная (НЭП) и квалифицированная (КЭП). Примером обычной подписи служит двухфакторная идентификация входа в онлайн банк, НЭП представляет собой зашифрованный файл, но недостаточно защищенный от возможного постороннего вмешательства при отправлении через интернет.

Практически любой документ нотариус по желанию обратившегося лица может создать не только на бумаге, но и в цифровой форме. Законом запрещено изготавливать образы паспортов и других удостоверений личности, также не применяется в отношении сделок, заключенных в простой письменной формы. При создании версий в цифровом виде применяется порядок использования усиленной квалифицированной электронной подписи нотариуса, который установлен Приказом Минюста № 227 от 30.09.2020 года.

Названным приказом введены следующие правила:

• нотариус создает электронный документ в формате PDF или XML (то есть скан, образ);

• для его подписания используется открепленная усиленная квалифицированная электронная подпись нотариуса в формате PKCS#7.

Указанный формат означает, что КЭП является отделенной от основного документа. К нему прикрепляется электронная подпись нотариуса в виде файла sig. Без этого файла (ключа) открыть и прочитать зашифрованный текст, внести в него изменения, невозможно. Передавая результат услуги заявителю, нотариус копирует на предоставленный носитель сам текст и файл электронной подписи нотариуса, или вместе отправляет их по почте.

Квалифицированная ЭЦП превращает любой текстовый документ в юридически значимый, его обязаны принимать в любом месте. Сегодня не обязательно лично посещать многие организации, чтобы подать заявления и документы для получения льготных выплат, справок, выписок. Большинство организаций принимает обращения через интернет. Как уже отмечалось выше, нельзя отправить по нужному адресу цифровую копию паспорта, нотариус откажется ее заверить своей усиленной электронной подписью.

При направлении документов в какие-либо государственные органы: налоговую инспекцию, Росреестр, в суд, Социальный фонд и так далее, личность отправителя идентифицируется посредством ЕСИА — единой системы идентификации и аутентификации. Например, с помощью учетной записи на Портале Госуслуг. А там учетная запись регистрируется с полным доступом, когда гражданин подтвердит свой паспорт путем личного обращения в МФЦ или в орган соцзащиты.

Иное дело, если к заявлению необходимо приложить документы: справки, свидетельства, доверенности. Этот пакет заявитель должен подписать КЭП. Мало у кого она имеется, так как требуется редко, стоит недешево, а действует в течение года. В случае необходимости проще получить электронную подпись через нотариуса, который сам может и отправить документы по просьбе обратившегося лица.

В отдельных случаях нотариальная форма сделки является обязательной по закону. Например, при подаче документов в Росреестр для регистрации недвижимости представителем (риэлтором, сотрудником организации) потребуется доверенность, подписанная электронной подписью нотариуса, если пакет направляется через телекоммуникационные каналы связи.

Достаточно часто при получении наследства, наследники, проживающие далеко от места регистрации умершего родственника, вынуждены направлять заявление о принятии наследства по почте. В этом случае подпись наследника должна быть нотариально удостоверена. Нотариус может быстро отправить заявление по своим каналам связи в другой город.

Наиболее часто как организациям, так и частным лицам, необходимо заверить доверенность электронной подписью нотариуса для отправки ее по месту нахождения доверенного лица. Эта услуга востребована, когда нужно:

• совершить коммерческую сделку, получить груз или документы;

• продать (купить) недвижимость через представителя;

• подать документы в суд, ФНС, другую организацию.

Часто возникает необходимость отправить документы в электронной форме, в то время как у заявителя они имеются только на бумаге. Нужно обратиться в нотариальную контору, чтобы нотариус:

1. Создал электронный образ бумажного экземпляра в формате PDF (отсканировал его);

2. Удостоверил тождество цифровой и бумажной версий текста;

3. Проставил электронную подпись, после чего заверенная нотариусом копия будет равнозначна бумажному документу.

Нотариус скопирует результат на флэшку, в облако или направит на указанный адрес два файла: с расширением PDF (сам текст) и расширением SIG (электронная подпись нотариуса). Такие документы можно будет использовать для любых целей и сколь угодно долго, они навсегда сохранят юридическую силу.

Разновидность нотариальной услуги — перевод электронного документа в другой формат (конвертация). Например, имеется текст в формате word, а по месту требования нужно представить его образ в виде PDF файла. В этом случае также выручит нотариальная электронная подпись, одновременно нотариус засвидетельствует тождество обоих файлов.

В нашей нотариальной конторе совершаются все действия, связанные с оформлением документов в цифровой форме. Позвонив нам по телефону, вы узнаете, как получить электронную подпись нотариуса, сколько стоит услуга и сможете записаться на прием в удобное время.