Нотариальное заверение электронных документов нотариусом

Содержание

• Что такое электронный документ
• Цели удостоверения
• Процедура удостоверения: порядок, сроки, документы
• Правила подписания
• Как заверить документ электронной подписью
• Электронная подпись документов нотариусом
• Как заверить электронный документ на бумажном носителе

Повышение деловой активности в мировой сети оказало колоссальное влияние на практику. Востребованной нотариальной услугой стало удостоверение равнозначности электронного документа. Клиенты обращаются за подтверждением тождественности в разных ситуациях. Сегодня это наиболее эффективный способ придать юридическую силу файлам и обеспечить надлежащую защиту в виртуальном пространстве.

Что такое электронный документ

Официальное определение термина в нормативно-правовой базе появилось поздно. Итогом жарких дискуссий стал закон № 227-ФЗ от 29.07.2010 года. Парламентарии признали электронными документами зафиксированную цифровую информацию, пригодную для восприятия человеком. Отличительной чертой сведений посчитали возможность обработки, хранения и передачи по телекоммуникационным каналам. Впоследствии терминология была закреплена в других отраслевых актах.

Нотариусам разрешается свидетельствовать идентичность традиционного документа цифровому файлу и наоборот. Порядок регулируется статьями 103.8 – 103.9 Основ. Если результатом оказания услуги становится юридическая информация в электронном виде, выполнению подлежит приказ Минюста России № 155 от 29.06.15.

Примечание! В некоторых случаях закон прямо запрещает создание электронного образа документа. Нельзя заверить цифровую версию письменной сделки, паспорта или его аналога.

Цели удостоверения

Потребность в подтверждении тождественности электронной юридической информации бумажному документу возникает у заявителей все чаще. Распространенными основаниям обращения за нотариальной услугой являются:

1. Спор. Удостоверение равнозначности электронного файла традиционному документу необходимо для формирования доказательственной базы. Техническое оснащение судов в России оставляет желать лучшего. Работать с виртуальными данными служители Фемиды могут далеко не всегда. До окончательного перехода системы к прогрессивному формату участники разбирательств могут пользоваться услугами нотариуса.
2. Интернет-бизнес. Коммерческие отношения в сети редко предполагают личные встречи. Пересылка писем по почте занимает слишком много времени. Предприниматели и компании нашли решение в оцифровке. Так, нотариальные конторы регулярно свидетельствуют тождественность электронных лицензий, уставов, решений учредителей и других бумаг. Потребность возникает и при создании фирмами виртуальных архивов.

Обратиться за помощью могут и рядовые граждане. Нотариус вправе создать цифровой аналог свидетельства о наследстве, диплома об образовании и др. В отличие от простых сканированных копий такие электронные документы имеют полную юридическую силу. Их обязаны принимать суды, публичные структуры, муниципалитеты. Оцифровка позволяет заявителям удаленно получать большинство государственных услуг, оформлять визы, участвовать в торгах и устраиваться на работу.

Процедура удостоверения: порядок, сроки, документы

Совершения всех нотариальных действий осуществляется по единым правилам. Основанием является устное заявление клиента. Удостоверение производится в день обращения. Этапы же зависят от содержания услуги.

Процедура подтверждения тождественности электронных документов бумажным оригиналам выглядит следующим образом:

1. Проверка дееспособности и правомочности. Заявители обязаны предъявить нотариусу паспорта либо иные документы, удостоверяющие личность. Условием обслуживания организаций становится подтверждение государственной регистрации. Действовать от имени предприятий могут директора или представители по доверенности. Сведения о компании должны содержаться в ЕГРЮЛ. Собирать полный комплект бумаг необязательно, нотариус запросит электронную выписку из реестра. В онлайн-режиме такая информация выдается за несколько минут.
2. Анализ электронного документа. Специалист изучает представленные материалы, устанавливает наличие обязательных реквизитов. Условиями проставления удостоверительной надписи становится читаемость и подлинность. На этом этапе проводится идентификация лица, оформившего документ. Подлинность файла должна подтверждаться усиленной электронной подписью.
3. Закрепление результата. Если нареканий к содержанию и форме бумаг у нотариуса не возникает, сведения выводят на печать. На бумажном носителе проставляется удостоверительная надпись, а в реестр вносится соответствующая запись.

Если заверить необходимо электронную версию документа, порядок действий меняется. Проверка дееспособности осуществляется в стандартном режиме, однако на нотариуса ложится задача оцифровки. На специальном оборудовании проводится сканирование, запись и техническая обработка сведений. Идентичность образа оригиналу подтверждается квалифицированной электронной подписью нотариуса. Требования к результату закреплены Минюстом России:

• XLM-файл;
• ЭЦП;
• соответствие формату ЕИС.

Электронный образ документа формируется в виде изображения (PDF). Передача файлов осуществляется согласованным с заявителем способом. Так, результат может быть отправлен на e-mail либо записан на съемный носитель (флеш-карту, диск).

Примечание! Удостоверение электронных документов относится к категории платных услуг. С заявителей удерживают пошлину по нотариальному тарифу, а также вознаграждение за техническую помощь.

Правила подписания 

Чтобы электронный файл стал документом, он должен быть подписан, так же, как это принято делать на бумажном экземпляре. Законом предусмотрено три вида электронных подписей: простая (ПЭП), неквалифицированная (НЭП) и усиленная квалифицированная (УКЭП). Они обладают разной степенью защиты и допускаются к использованию по договоренности между участниками электронного документооборота.

Чаще всего заверение документов электронной подписью требуется при направлении их в государственные организации: налоговую инспекцию, Росреестр, в суд, в Пенсионный фонд. И здесь заявителю необходима квалифицированная подпись (УКЭП), которая есть далеко не у всех физических лиц. Она отличается тем, что имеет криптографическую защиту (шифрование). Заказать ее можно только в специальном удостоверяющем центре с лицензией ФСБ. Стоит это недешево, а действительна УКЭП в течение одного года. Файл, заверенный усиленной квалифицированной подписью, согласно закону, равносилен документу на бумаге, подписанному человеком лично. 

Как заверить документ электронной подписью

Заказывая УКЭП в специальном центре, владелец получает фактически не подпись, а средства для ее создания. Они представляют собой сертификат ключа подписи, закрытый и открытый ключи. С помощью закрытого ключа документ подписывается, а открытый ключ предоставляется адресатам, чтобы они могли открыть и прочитать документ. Сертификат — это своего рода паспорт, он содержит информацию о собственнике УКЭП и сроке действия электронной подписи. Ключи обычно предоставляются на защищенной флэшке (токен) или в облачном хранилище.

Для работы квалифицированной подписи на компьютер устанавливается специальная шифровальная программа (КриптоРро и другие). Чтобы подписать документ электронной подписью, нужно вставить токен, выбрать нужный сертификат ЭП и кнопку «подпись». После подписания у документа появится отметка, что он «подписан» и добавится еще один файл с расширением «sig». Отправлять нужно оба файла вместе, лишь в этом случае можно будет открыть подпись и прочитать ее. 

Электронная подпись документов нотариусом

Что делать, если нужно срочно отправить важный документ в другой город, в организацию, государственный орган в электронном виде, а своей ЭЦП нет? Как заверить электронный документ, чтобы его без вопросов приняли в любом месте? Можно обратиться к нотариусу, так как каждый из них имеет квалифицированную ЭП в силу своих должностных обязанностей. Нотариусы используют ее в соответствии с Приказом Минюста № 227, устанавливающего требования к нотариальным документам в электронной форме. 

Если заявитель является автором электронного документа, он может подписать его простой электронной подписью на специальном планшете в присутствии нотариуса. Перед этим нотариус идентифицирует обратившееся лицо по его паспорту. Только после этого он заверит электронный документ своей ЭЦП и может сразу отправить его по нужному адресу, или передать заявителю на флэшке.

Как заверить электронный документ на бумажном носителе

Если обратившееся лицо представило удостоверенный подписями и печатями документ в бумажном варианте, нотариус вправе создать электронный образ этого документа, засвидетельствовать его соответствие бумажному и подписать своей ЭЦП. Такая копия документа, заверенная электронной подписью нотариуса, имеет одинаковую юридическую силу с документом на бумаге. Она может быть представлена в любое учреждение по месту требования. Кроме того, любой другой нотариус (даже в другом городе) может распечатать электронный документ и заверить его своей подписью и печатью.

Получить дополнительную информацию об удостоверении цифрового документа вы можете по телефону. Наши специалисты расскажут, как придать юридическую силу электронной версии лицензии, разрешения, допуска, свидетельства, согласуют дату визита.

Смотрите также

• Обеспечение доказательств нотариусом
• Заверение СМС сообщений для суда нотариусом
• Нотариально заверить переписку ватсап (WhatsApp) и интернет страницы
• Нотариальное заверение скриншотов
• Авторские права при создании видеоролика